Komunikasi Dalam Organisasi

Komunikasi merupakan elemen penting dalam organisasi. Karena tanpa adanya komunikasi segala sesuatunya pasti tidak akan berjalan baik. Kemungkinan besar banyak terjadi “Miss Communication” dengan rekan kerja atau atasan yang dampaknya cukup besar bagi karir kita.Sebelum membahas pengertian komunikasi organisasi sebaiknya kita uraikan terminologi yang melekat pada konteks komunikasi organisasi,

yaitu komunikasi dan organisasi. Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya. Kendala utama dalam berkomunikasi adalah seringkali kita mempunyai makna yang berbeda terhadap lambang yang sama.

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita-cita, baik cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan. Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan, maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut. Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” hal. 50, komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang meliputi cetak dan elektronik.

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam komunikasi:

1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya bersifat monolog.

2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang pertama, pada tahap ini sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih. Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

Mengenai organisasi, salah satu defenisi menyebutkan bahwa organisasi merupakan suatu kumpulan atau sistem individual yang melalui suatu hirarki/jenjang dan pembagian kerja, berupaya mencapai tujuan yang ditetapkan.

Sebagaimana telah disebut terdahulu, bahwa arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan komunikasi horisontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut mempunyai perbedaan fungsi yang sangat tegas. Ronald Adler dan George Rodman dalam buku Understanding Human Communication, mencoba menguraikan masing-masing, fungsi dari kedua arus komunikasi dalam organisasi tersebut sebagai berikut:

1. Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya

2. Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.

3. Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.

Fungsi Komunikasi dalam Organisasi

Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:

1. Fungsi informatif

2. Fungsi Regulatif

3. Fungsi Persuasif

4. Fungsi Integratif

Memahami Komunikasi dalam Organisasi

Gaya komunikasi atau communication style akan memberikan pengetahuan kepada kita tentang bagaimana perilaku orang-orang dalam suatu organisasi ketika mereka melaksanakan tindak berbagi informasi dan gagasan. Sementara pada pengaruh kekuasaan dalam organisasi, kita akan mengkaji jenis-jenis kekuasaan yang digunakan oleh orang-orang dalam tataran manajemen sewaktu mereka mencoba mempengaruhi kemampuan berkomunikasi dalam organsasi, kita akan diajak untuk memikirkan bagaimana mendefinisikan tujuan kita sehubungan dengan tugas dalam organisasi, bagaimana kita memilih orang yang tepat untuk diajak kerjasama dan bagaimana kita memilih saluran yang efektif untuk melaksanakan tugas tersebut.

Gaya Komunikasi. Gaya komunikasi (communication style) didefinisikan sebagai seperangkat perilaku antarpribadi yang terspesialisasi yang digunakan dalam suatu situasi tertentu (a specialized set of intexpersonal behaviors that are used in a given situation).

Masing-masing gaya komunikasi terdiri dari sekumpulan perilaku komunikasi yang dipakai untuk mendapatkan respon atau tanggapan tertentu dalam situasi yang tertentu pula. Kesesuaian dari satu gaya komunikasi yang digunakan, bergantung pada maksud dari pengirim (sender) dan harapan dari penerima (receiver).

BAGAIMANA MENYALURKAN IDE LEWAT KOMUNIKASI ?

IDE (gagasan)‏
Si Sender

PERUMUSAN
Di sini ide Si sender disampaikan dalam kata-kata

PENYALURAN (transmiting)

Bisa lisan, tertulis, mempergunakan Simbol atau isyarat

TINDAKAN
Misalnya Perintah Dilaksanakan

PENGERTIAN

Disini kata-kata Si sender menjadi ide si receiver

PENERIMAAN
Oleh si Penerima Berita (Penangkap
Berita)

Hambatan-hambatan Komunikasi

Pada sebuah proses komunikasi yang terjadi terkadang kita juga akan mengalami banyak hambatan dalam berkomunikasi. Beberapa Hambatan Komunikasi adalah :
1. Hambatan Semantik
2. Hambatan Mekanik
3. Hambatan Antropologis
4. Hambatan Psikologis

Hambatan Semantik adalah komunikasi yang disebabkan oleh factor bahasa yang digunakan oleg para pelaku komunikasi.
Contoh : seorang waiter kesulitan menangkap maksud pembicaraan tamu restaurant karena bahasa yang tidak mengerti.

Hambatan Mekanik adalah yang disebabkan oleh factor elektrik, mesin atau media lainnya.
Contoh : bunyi pengeras suara yang gaung, gambar televise yang tidak jelas, salah cetak pada surat kabar atau majalah.

Hambatan Ekologis adalah hambatan yang disebabkan oleh lingkungan sekitar proses komunikasi tersebut

Hambatan Antropologis adalah hambatan yang disebabkan oleh perbedaan pada diri manusia.

Contoh Berupa perbedan budaya, adapt, norma yang berlaku

Hambatan Psikologis adalah hambatan yang disebabkan oleh factor kejiwaan.
Contoh : Jika komunikan sedang sedih, marah atau berprasangka buruk pada komunikator maka akan terjadi miss communicant, salah sasaran komunikasi.

source: blog ahmad, tutorial kuliah

Proses Organisasi

PROSES ORGANISASI

Proses dalam kamus bahasa Indonesia berarti rangkaian suatu tindakan. Sedangkan proses dalam buku organisasi karamgan Gibso Invancevich Donnelly adalah berkenaan dengan aktifitas yang memberi kehidupan pada skema organisasi tersebut. Proses organisasi merupakan jiwa bagi struktur organisasi. Jika proses tersebut tidak berjalan dan berfungsi dengan baik,maka masalah tidak pernah yang tidak perah diharapkan akan timbul dalam sebuah organisasi.

Adapun model organisasi yang akan kita bahas disini ada empat proses prilaku yang nanti akan menyumbangkan prestasi pada organisasi yang effektif. Empat proses tersebut yaitu komunikasi, pengambilan keputusasn, evaluasi prestasi, sosialisasi dan karir.

Model-model dalam proses organisasi

1. Proses Komunikasi

Komunikasi menduduki tempat yang utama karena susunan keluasan dan cakupan organisasi secara keseluruhan ditentukan oleh tehnik komonikasi. Dari sudut pandang ini komuikasi adalah suatu proses social yag mempuyai relevansi terluas di dalam memfungsikan setiap kelompok, organisasi atau masyarakat.

Kelangsungan hidup organisasi berkaitan dengan kemampuan manajemen untuk menerima, menyampaikan, dan meleksanakan komunikasi. Proses organisasi menghubungkan organisasi dengan lingkungannya termasuk bagian-bagiannya. Informasi mengalir ke organisasi dan dari organisasi, termasuk di dalam organisasi itu sendiri.

Komunikasi diartikan sebagai proses penyampaian informasi atau pengiriman kepada penerima informasi. Dengan demikian penerimaan informasi harus memahami isi informasi yang di terimanya, sebaliknya apabila penerimaan informasi tidak memahami informasi yang di berikan oleh pemberi informasi berarti tidak terjadi komunikasi yang effektif yang pada akhirnya dapat menimbulkan suatu konflik. Disamping itu apabila komunikasi dipandang sebagai suatu proses, ada tiga elemen pokok yang salig berkaitan yang terdapat pada setiap terjadinya suatu komunikasi, yaitu sender (sumber berita), message(pesan), dan reciver (penerimaan berita). Apabila salah satunya dari ketiga elemen tersebut tidak ada, maka komunikasi tersebut tidak akan terjadi. Untuk itu terdapat delapan unsur pokok di dalam proses komunikasi.

a. Pengiriman atau sumber (sender)

b. Enconding

c. Message

d. Chanel

e. Receiver

f. Recoding

g. Noise

h. Feedback

2. Proses Pengambilan Keputusan

Keputusan dari seorang pemimpin tidak datang secara tiba-tiba, tetapi melalui suatu proses. Pengambilan keputusan yang akan diwujudkan menjadi kegiatan kelompok merupakan hak dan kewajiban pucuk pimpinan berupa wewenang dan wewenang itu dapat dilimpahkan.

Pengambilan keputusan oleh seorang pemimpin yang bersifat apriori (berburuk sangka) selalu merupakan proses, baik yang berlangsung dalam pikiran maupun dalam kegiatan oprasioal pemecahan masalah. Proses pengambilan keputusan itu berlangsung dengan tahapan sebagai berikut :

a. Menghimpun data melalui pencatatan bahkan mungkin berupa kegiatan penelitian

b. Melalui analisis data

c. Menetapkan keputusan yang akan ditempuh

d. Mengoprasionalakan keputusan menjadi kegiatan

e. Selama berlangsungnya kegiatan sebagai pelaksana keputusan akan diperoleh data oprasional yang baru

Sementara itu tahapan-tahapan dalam proses pengambilan keputusan dapat dikemukakan sebagai berikut :

a. Tetapkan masalah

b. Idntifikasi criteria keputusan

c. Alokasikan bobot pada criteria

d. Kembangkan alternaif

e. Evaluasi alternative

f. Pilih alternative terbaik

3. Proses Evaluasi Prestasi

prestasi individu menjadi bagian dari prestasi kelompok yang pada gilirannya menjadi bagian dari prestasi organisasi. Tidak ada suatu ukuran atau criteria yang memadai yang dapat mencerminkan prestasi suatu tingkatan.

Proses evaluasi prestasi didalam organisasi menunjukan bahwa prestasi individu, kelompok, dan organisasi adalah suatu hasil atau variabel bergantung dari prilaku organisasi, struktur dan proses. System yang diterapkan untuk mengevaluasi prestasi membantu maksud-maksud seperti penentuan imbalan (upah, promosi, dan alih tugas), identifikasi kebutuhan akan pelatihan (training), penyediaan balikan bagi para pegawai dan lain-lain. Sebenarnya banyak sekali metode yang dapat dimanfaatkan untuk mengevalusi prestasi sehingga merupakan tantangan tersendiri untuk memilih yang terbaik dari yang baik-baik. Dalam melakukan pengevaluasian sebaiknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut :

1. Maksud dan evaluasi kerja

2. Evaluasi kerja dan evaluasi

3. Apa yang akan di evaluasi

4. Siapa yang seharusnya akan di evaluasi

5. Bagaimaa metodenya

6. Masalah potensial

7. Bagaimana mengatasi masalah

4. Proses Sosialisasi dan Karir

Proses sosialisasi adalah suatu proses dimana kita dapat bergaul dalam suatu komunitas tertentu maka disitulah proses sosialisasi akan terjadi. Sedangkan karir adalah suatu deretan posisi yang di duduki oleh seseorang selama perjalanan usianya.

Individu memasuki organisasi untuk bekerja dan merintis tujuan karir pribadi mereka. Organisasi mempekerjakan individu-individu untuk melaksanakan pekerjaan tertentu yaitu pekerjaan menurut struktur organisasi itu. Jadi kepentingan individu dan organisasi serta tujuannya harus disesuaikan jika keduanya ingin effektif.proses penyadaran individu akan harapan organisasi disebut sosialisasi, pengembangan karir dan sosialisasi adalah dua aktifitas yang saling berkaitan yang memberikan dampak pada prestasi baik prestasi organisasi maupun prestasi individu.

source: blog hasan

Dinamika Organisasi

DINAMIKA ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata organon dalam bahasa Yunani yang berarti alat. Pengertian organisasi telah banyak disampaikan para ahli, tetapi pada dasarnya tidak ada perbedaan yang prinsip. Di dalam sebuah organisasi tentu akan terjadi suatu dinamika dimana menuntut perhatian pengurus dan anggotanya. Dinamika organisasi yang harus dikelola secara cerdas dan konstruktif ialah terletak pada konflik yang sering timbul di suatu organisasi, karena dalam kenyataannya konflik tidak selamanya bersifat destruktif akan tetapi akan mampu meningkatkan produktifitas suatu organisasi apabila dapat di atasi dan dikelola dengan baik.

PENGERTIAN KONFLIK

Konflik biasanya timbul dalam organisasi sebagai hasil adanya masalah-masalah komunikasi, hubungan pribadi, atau struktur organisasi. Karakteristik-karakteristik kepribadian tertentu, seperti otoriter atau dogmatis juga dapat menimbulkan konflik. Arti konflik banyak dikacaukan dengan banyaknya definisi dan konsepsi yang saling berbeda. Pada hakekatnya konfilk dapat didefinisikan sebagai segala macam interaksi pertentangan atau antagonistik antara dua atau lebih pihak. Konflik Organisasi (organizational conflict) adalah ketidaksesuaian antara dua atau lebih anggota-anggota atau kelompok organisasi yang timbul karena adanya kenyataan bahwa mereka harus membagi sumber daya- sumber daya yang terbatas atau kegiatan-kegiatan kerja dan atau kenyataan bahwa mereka mempunyai perbedaan status, tujuan, nilai dan persepsi.

JENIS-JENIS KONFLIK

Ada lima jenis konflik dalam kehidupan organisasi :

1. Konflik dalam diri individu Konflik terjadi bila pada waktu yang sama seseorang memiliki dua keinginan yang tidak mungkin dipenuhi sekaligus.
2. Konflik antar individu dalam organisasi yang sama karena pertentengan kepentingan atau keinginan. Hal ini sering terjadi antara dua orang yang berbeda status, jabatan, bidang kerja dan lain-lain.
3. Konflik antar individu dan kelompok seringkali berhubungan dengan cara individumenghadapi tekanan-tekanan untuk mencapai konformitas, yang ditekankan kepada mereka oleh kelompok kerja mereka.
4. Konflik antar kelompok dalam organisasi yang sama Konflik ini merupakan tipe konflik yang banyak terjadi di dalam organisasiorganisasi.Konflik antar lini dan staf, pekerja dan pekerja.
5. Konflik antar organisasi konflik ini biasanya disebut dengan persaingan.

SEBAB-SEBAB TIMBULNYA KONFLIK

Setelah mengapa ada konflik, biasanya ada sumber-sumber yang menjadikan konflik tersebut muncul, secara umum biasanya terjadi karena tersebut dibawah ini:

1. Adanya aspirasi yang tidak ditampung.
2. Saling ketergantungan tugas.
3. Ketergantungan satu arah.
4. Ketidakpuasan, perasaan ketidakadilan.
5. Distorsi komunikasi.
6. Tidak ada pedoman.
7. Aturan yang kurang jelas.
8. Kurang transparannya beberapa hal.

MENGENDALIKAN KONFLIK

Konflik agar tidak mengarah ke destruksi harus bisa dikendalikan, antara lain dengan cara sebagai berikut:

1. Harus sering mengadakan musyawarah.
2. Adanya komunikasi dua arah yang enak dan luwes.
3. Memberi keadilan pada semua lini.
4. Transparan dalam semua hal.
5. Ada pedoman yang jelas.
6. Ada aturan yang jelas.
7. Semua aspirasi dianggap penting dan dikomunikasikan.

TEORI MOTIVASI

Motivasi dapat diartikan sebagai faktor pendorong yang berasal dalam diri manusia, yang akan mempengaruhi cara bertindak seseorang. Dengan demikian, motivasi kerja akan berpengaruh terhadap performansi pekerja.
Menurut Hilgard dan Atkinson, tidaklah mudah untuk menjelaskan motifasi sebab :

1. Pernyataan motif antar orang adalah tidak sama, budaya yang berbeda akan menghasilkan ekspresi motif yang berbeda pula.
2. Motif yang tidak sama dapat diwujudkan dalam berbagai prilaku yang tidak sama.
3. Motif yang tidak sama dapat diekspresikan melalui prilaku yang sama.
4. Motif dapat muncul dalam bentuk-bentuk prilaku yang sulit dijelaskan.
5. Suatu ekspresi prilaku dapat muncul sebagai perwujudan dari berbagai motif.

Berikut ini dikemukakan huraian mengenai motif yang ada pada manusia sebagai factor pendorong dari prilaku manusia.

• Motif Kekuasaan Merupakan kebutuhan manusia untuk memanipulasi manusia lain melalui keunggulan-keunggulan yang dimilikinya. Clelland menyimpulkan bahwa motif kekuasaan dapat berfifat negatif atau positif. Motif kekuasaan yang bersifat negatif berkaitan dengan kekuasaan seseorang. Sedangkan motif kekuasaan yang bersifat positif berkaitan dengan kekuasaan social (power yang dipergunakan untuk berpartisipasi dalam mencapai tujuan kelompok).
• Motif Berprestasi Merupakan keinginan atau kehendak untuk menyelesaikan suatu tugas secara sempurna, atau sukses didalam situasi persaingan (Chelland). Menurut dia, setiap orang mempunyai kadar n Ach (needs for achievement) yang berlainan. Karakteristik seseorang yang mempunyai kadar n Ach yang tinggi (high achiever) adalah :1.Risiko moderat (Moderate Risks) adalah memilih suatu resiko secara moderat2.Umpan balik segera (Immediate Feedback) adalah cenderung memilih tugas yang segera dapat memberikan umpan balik mengenai kemajuan yang telah dicapai dalam mewujudkan tujuan, cenderung memilih tugas-tugas yang mempunyai criteria performansi yang spesifik.3.Kesempurnaan (accomplishment) adalah senang dalam pekerjaan yang dapat memberikan kepuasaan pada dirinya.4.Pemilihan tugas adalah menyelesaikan pekerjaan yang telah di pilih secara tuntas dengan usaha maiksimum sesuai dengan kemampuannya.
• Motif Untuk Bergabung Menurut Schachter motif untuk bergabung dapat diartikan sebagai kebutuhan untuk berada bersama orang lain. Kesimpulan ini diperoleh oleh Schachter dari studinya yang mempelajari hubungan antara rasa takut dengan kebutuhan berafiliansi.
• Motif Keamanan (Security Motive) Merupakan kebutuhan untuk melindungi diri dari hambatan atau gangguan yang akan mengancam keberadaannya. Di dalam sebuah perusahaan misalnya, salah satu cara untuk menjaga agar para karyawan merasa aman di hari tuanya kelak, adalah dengan memberikan jaminan hari tua, pesangon, asuransi, dan sebagainya.
• Motif Status (Status Motive) Merupakan kebutuhan manusia untuk mencapai atau menduduki tingkatan tertentu di dalam sebuah kelompok, organisasi atau masyarakat. Parsons, seorang ahli sosiologi menyimpulkan adanya beberapa sumber status seseorang yaitu :

1. Keanggotaan di dalam sebuah keluarga. Misalnya, seorang anggota keluarga yang memperoleh status yang tinggi oleh karena keluarga tersebut mempunyai status yang tinggi di lingkungannya.
2. Kualitas perseorangan yang termasuk dalam kualitas perseorangan antara lain karakteristik fisik, usia, jenis kelamin, kepribadian.
3. Prestasi yang dicapai oleh seseorang dapat mempengaruhi statusnya. Misalnya, pekerja yang berpendidikan, berpengalaman, mempunyai gelar, dsb.
4. Aspek materi dapat mempengaruhi status seseorang di dalam lingkungannya. Misalnya, jumlah kekayaan yang dimiliki oleh seseorang.
5. Kekuasaan dan kekuatan (Autoriry and Power). Dalam suatu organisasi, individu yang memiliki kekuasaan atau kewenangan yang formal akan memperoleh status yang lebih tinggi.

MOTIVASI/KESIMPULAN

Kebiasaan selama ini dimana konflik ditempatkan dalam destructive zone perlu direformasi kedalam dinamis zone. Konflik yang bersifat positif harus dimanage secara cerdas, tepat dan profesional. Sehingga ada peningkatan performance dan dinamika organisasi. Akhirnya konflik bisa didesign sebagai “mesin” dinamika organisasi Adanya konflik jangan dianggap sebagai suatu kemunduran tapi bisa dianggap sebagai dinamika organisasi dan juga agar organisasi tidak menjadi stagnan. Dan yang lebih penting lagi untuk belajar bersama dari adanya konflik tersebut, dengan konflik menjadikan anggota maju dalam berpikir, maju dalam wawasan, maju dalam wacana dan bisa menghargai beda pendapat. Dan yang terakhir agar organisasi bisa menjadi “hidup”. Pelaku konflik tidak dianggap sebagai musuh, pelaku konflik jangan dianggap sebagai perusak organisasi tapi harus ditempatkan sebagai motor dinamika organisasi.

source: blog anis

Organisasi

Pengertian Organisasi Menurut para ahli: 1.Prof Dr. Sondang P. Siagian, mendefinisikan “organisasi ialah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja bersama serta secara formalterikat dalam rangka pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang yang disebut dengan bawahan.” 2.Drs. Malayu S.P Hasibuan mengatakan “organisasi ialah suatu sistem perserikatanformal, berstruktur dan terkoordinasi dari sekelompok yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja.” 3. Prof. Dr. Mr Pradjudi Armosudiro mengatakan “organisasi adalah struktur pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerjasama secara tertentu untuk bersama-sama mencapai tujuan tertentu. 4. James D Mooney berpendapat bahwa “Organization is the form of every human, association for the assignment of common purpose” atau organisasi adalah setiap bentuk kerjasama untuk pencapaian suatu tujuan bersama. 5. Chester L Bernard (1938) mengatakan bahwa “Organisasi adalah system kerjasama antara dua orang atau lebih ( Define organization as a system of cooperative of two or more persons) yang sama-sama memiliki visi dan misi yang sama. 6. Paul Preston dan Thomas Zimmerer mengatakan bahwa “Organisasi adalah sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama.” (Organization is a collection people, arranged into groups, working together to achieve some common objectives). "Organisasi pada dasarnya digunakan sebagai tempat atau wadah dimana orang-orang berkumpul, bekerjasama secara rasional dan sistematis, terencana, terorganisasi, terpimpin dan terkendali, dalam memanfaatkan sumber daya (uang, material, mesin, metode, lingkungan), sarana-parasarana, data, dan lain sebagainya yang digunakan secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan organisasi" TIPE ORGANISASI 1. Piramida mendatar (flat)‏ ciri-ciri : a. Jumlah satuan organisasi tidak banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki kewenangan sedikit b. Jumlah pekerja (bawahan) yang harus dikendalikan cukup banyak c. Format jabatan untuk tingkat pimpinan sedikit karena jumlah pimpinan relatif kecil. 2. Piramida terbalik Organisasi piramida terbalik.salah satu unit dari tipe piramida. Piramida terbalik ialah jumlah jabatan pimpinan lebih besar daripada jumlah pekerja. Organisasi ini hanya cocok untuk organisasi - organisasi yang pengangkatan pegawainya berdasarkan atas jabatan fungsional seperti organisasi-organisasi/lembaga - lembaga penelitian, lembaga- lembaga pendidikan. 3. Tipe Kerucut ciri-ciri organisasi dari tipe kerucut : a. Jumlah satuan organisasi banyak sehingga tingkat-tingkat hirarki/kewenangan banyak. b. Rentang kendali sempit. c. Pelimpahan wewenang dan tanggungjawab dapat dilakukan sampai kepada pejabat/pimpinan yang bawah/rendah. d. Jarak antara pimpinan tingkat atas dengan pimpinan tingkat bawah terlalu jauh. e. Jumlah informasi jabatan cukup besar. BENTUK ORGANISASI Organisasi politik Organisasi sosial Organisasi mahasiswa Organisasi olahraga Organisasi sekolah Organisasi negara Stuktur dan Skema Organisasi Struktur atau Skema Organisasi Struktur Organisasi adalah susunan dan hubungan-hubungan antar komponen bagian-bagian dan posisi-posisi dalam suatu perusahaan ,sedangkan disetiap komponen dari organisasi tersebut adalah saling tergantung,yang apabila setiap bagian dapat dikeloladengan baik maka organisasi tersebutpun akan ikut membaik.sedangkan Pengorganisasian (Organizing) adalah proses pengaturan sumber daya organisasi untuk mencapai tujuan yang diinginkan dengan memperhatikan lingkungan yang ada.hal ini akan sangat mempengaruhi dalam kelancaran atau kesejahteraan organisasi tersebut,lingkunan adalah faktor yang sangat mempengaruhi.tentu dalam tujuan sebuah organisasi yang baik tidak akan mengorbankan lingkungan sekitar demi kepentingan organisasinya semata. Menurut Keith Davis ada 6 bagan bentuk struktur organisasi yaitu : 1. Bentuk Vertikal 2. Bentuk Mendatar / horizontal 3. Bentuk Lingkaran / circular 4. Bentuk Setengah lingkaran / semi Sircular 5. Bentuk Elliptical 6. Bentuk Piramida terbalik (Invented Piramid) Bagan organisasi adalah suatu upaya dengan tulisan atau lisan untuk menunjukan tingkatan organisasi. 1. Bagan mendatar ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari kiri kea rah kanan atau sebaliknya. 2. Bagan Lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinana sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran ke aarah bidang lingkaran. 3. Bagan Setengah lingkaran ialah bentuk bagan organisasi yang saluran wewenang dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat lingkaran kea rah bidang bawah lingkaran atau sebaliknya. 4. Bagan Elips ialah bentuk bagan satuan organisasi yang saluran wewenangnya dari pucuk pimpinan sampai dengan satuan organisasi atau pejabat yang terendah disusun dari pusat Elips kea rah bidang elips Setiap bentuk bagan organisasi yang ada menggambarkannya dapat dibalik, kecuali bagan lingkaran, bagan elips dan bagan sinar. Bagan pyramid dapat disusun dari bawah kea rah atas, bagan mendatar dapat disusun dari kanan kea rah kiri, bagan menegak (Vertikal) dapat disusun dari bawah ke atas, bagan setengah lingkaran dapat di susun dari pusat lingkaran ke arah bidang atas lingkaran, bagan setengah elips dapat disusun dari pusat elip kea rah bidang atas elip. Dalam bagan lingkaran, bagan elip dapat pula digambar satuan organisasi atau pejabat yang lebih rendah kedudukannya terletak di atas, tetapi ini semua tidak mengubah jenjang ataupun kedudukan yang sesungguhnya. Hal ini dikemukakan pula oleh Keith Davis sebagai berikut : “Perubahan-perubahan penggambaran bagan kadang-kadang diterima untuk menggalakan pertalian kedudukan atasan bawahan dari kebiasaan bagan-bagan organisasi, tetapi perubahan-perubahan ini tidak mengubah keadaan kedudukan yang sebenarnya. Termasuk di dalamnya perubahan-perubahan bagan mendatar, lingkaran, setengah lingkaran, elips dan piramida terbalik.” source: wikipedia, lainnya.

Sistem Perilaku Organisasi

ORGANISASI SEBAGAI SEBUAH SISTEM

"Definisi sederhana dari organisasi adalah suatu kelompok orang yang mempunyai

tujuan yang sama."

Tujuan merupakan hasil yang berupa barang, jasa, uang, pengetahuan

dan lain – lain. Tujuan disini dapat di definisikan sebagai output, dan untuk menjadi output

di perlukan input. Input dapat berupa raw material, sumber daya manusia, uang, informasi

dan lain – lain. Sistem sendiri dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan yang terdiri

komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi,

materi atau energi.

Di dalam organisasi terjadi konversi dari input menjadi output dan di perlukan

banyak proses yang saling berhubungan dari fungsi-fungsi struktural yang ada sebagai

contoh RND, Produksi, Accounting, Marketing, IT dan lain -lain. Proses berjalan sampai

menjadi output dan akan di dapat data yang di hasilkan selama berjalan. Diharapkan data

dapat diolah menjadi informasi dan di kembalikan kembali ke setiap fungsi departemen

dimana akan di gunakan untuk mengukur kinerja, kontrol dan untuk pendukung dari

pengambilan keputusan. Ratusan atau ribuan proses ini saling berhubungan dan bekerja

sama dapat kita namakan dengan istilah business process. Business process akan

berkembang terus sejalan dengan berkembangnya organisasi.

Organisasi bukan sekedar shared vision, strategy, structure, system, style, staff and

skills. Organisasi bisa dilihat sebagai sistem sosial, ini cara paling pas melihat organisasi dari

perspektif lebih lebar. Inilah cara menterjemahkan “patterns” dan “events”. Pada masa lalu,

kita melihat organisasi hanya fokus pada bagian-bagian tertentu. Bila sebuah departemen

bekerja bagus sendiri dan tak terkoneksi dengan departemen lainnya, akibatnya organisasi

akan menderita.

Saat ini, banyak manajer mengakui begitu banyaknya bagian dalam organisasi,

khususnya keterkaitan antar bagian seperti koordinasi antara pusat dan daerah, mandor dan

buruh dan lain-lain. Para manajer saat ini lebih peduli pada apa yang bekerja di dalam

organisasi dan feedback. Jadi, bila ada persoalan dalam organisasi, manajer tidak serta

merta fokus pada persoalan yang dilaporkan, melainkan melihat pola keterkaitan yang lebih

besar. Manajer lebih fokus pada hasil yang ingin dicapai organisasi. Caranya, manajer lebih

fokus pada struktur yang bisa menciptakan perilaku yang mempengaruhi tindakan –

dibandingkan reaktif pada tindakan-tindakan yang selalu berulang sejak masa lalu.

* Teori Sistem dan Berfikir Sistem

Salah satu terobosan penting dalam melihat dunia yang kompleks adalah

teori sistem. Aplikasi teori ini dikenal sebagai analisis sistem. Salah satu alat bantu

analisis sistem adalah berfikir sistem. Secara awam, berfikir sistem adalah sebuah

cara membantu seseorang melihat dunia — termasuk organisasi — dari perspektif

yang luas termasuk struktur, pola dan tindakan dibandingkan melihat tindakan

secara khusus. Cara pandang yang luas membantu menemukenali isu-isu yang

mendasar dan tahu cara paling jitu mengatasinya.

* Karakter Sistem

Perilaku keseluruhan sistem bergantung pada keseluruhan struktur bukan

penjumlahan dari bagian-bagiannya. Struktur menentukan perilaku yang bermacam-macam,

dan pada gilirannya menentukan berbagai kegiatan. Kerapkali, kita hanya

melihat dan menanggapi tindakan-tindakan. Inilah tindakan-tindakan yang

reaksioner. Kita lupa pada skema-skema yang lebih besar.

Seringkali di dalam organisasi, kita berfikir bisa memecah belah sistem dan

hanya merespon bagian-bagian di dalam sistem atau memilah bagian-bagian dari

sebuah topik.

Teori sistem mengingatkan kita bila Anda mencincang sebuah gajah,

maka Anda tak mendapatkan segerombolan gajah-gajah kecil.

Sistem memiliki batas maksimum. Bila kita mencoba menciptakan sistem

yang lebih besar, maka sistem itu akan memecah diri untuk mencapai kestabilan

baru. Terlalu sering di dalam organisasi, kita selalu mencoba tumbuh dan membesar

– sampai batas sistemnya. Pada titik ini, kita lagi-lagi hanya melihat tindakan, bukan

perilaku, kebiasaan atau struktur yang mempengaruhinya. Jadi kita hanya berfikir

jangka pendek dan selalu menciptakan problem baru.

Ciri sistem yang lain yaitu sistem cenderung mencari keseimbangan di

lingkungannya. Sistem yang tidak berinteraksi dengan lingkungannya, cenderung

cepat mencapai batasnya seperti feedback dari client atau pelanggan.

Relasi sirkular hidup antara keseluruhan sistem dan bagian-bagiannya. Coba

perhatikan sebuah organisasi biasanya selalu mengalami problem yang sama dan

terus berulang. Problem senantiasa melingkar di dalam organisasi. Dan pada

gilirannya, anggota organisasi bisa menemu-kenali pola berulang tapi tidak bisa

menemukan si siklusnya sendiri. Bila kita bisa menemukan siklus dan sirkularnya, kita

bisa melakukan intervensi yang sistemik.

ORGANISASI SEBAGAI SISTEM SOSIAL

Seperti telah dibahas sebelumnya, bahwa pengertian organisasi adalah suatu

kelompok orang yang mempunyai tujuan yang sama. Tujuan merupakan hasil yang berupa

barang, jasa, uang, pengetahuan dan lain – lain. Sedangkan pengertian dari sosial adalah

manusia yang berkaitan dengan masyarakat dan para anggotanya(dikutip dari

W3dictionary). Dengan demikian system sosial merupakan orang-orang dalam masyarakat

dianggap sebagai sistem yang disusun oleh karakteristik dari suatu pola hubungan dimana

sistem tersebut bekerja untuk mewujudkan keinginannya. Beberapa hal yang

menggambarkan organisasi sebagai system social antara lain dengan adanya organisasi

social dan organisasi social.

Perilaku organisasi adalah telaah dan penerapan pengetahuan tentang bagaimana

orang bertindak di dalam organisasi. Dengan demikian dalam kaitannya dengan organisasi

sebagai sistem sosial maka kajian perilaku organisasi mencakup berbagai aspek seperti :

publik, bisnis, sosial dll. Sebagai contoh PSSI (Persatuan Sepakbola Seluruh Indonesia)

sebagai organisasi yang bergerak dibidang olahraga sepakbola tidak hanya terpaku pada

satu aspek kajian yaitu sepakbola. Bidang – bidang lain juga harus dikaji untuk memajukan

organisasi dan mencapai tujuannya memajukan sepakbola Indonesia. Aspek yang dikaji

antara lain aspek bisnis, publik dll. Mungkin anda bertanya,”Apa kaitan sepakbola dengan

bisnis?”. Pada Zaman sekarang ini olahraga khususnya sepakbola memiliki kaitan dengan

aspek bisnis contohnya hak siar televise, iklan sponsor yang dapat menghasilkan income.

Kemudian apa hubungannya dengan social? Dalam aspek bisnis, masyarakat merupakan

pasar. Sedangkan dalam bidang olahraga masyarakat adalah factor pendukung dimana

masyarakat itu sendiri adalah bagian dari social.

Berdasarkan contoh di atas, kita tahu bahwa hampir semua pekerjaan dilakukan

dalam lingkup sosial. Begitupula dengan organisasi, organisasi akan berjalan dengan baik

jika diaturr dengan sistem yang baik sehingga cakupan sosial didalamnya dapat bekerja

sesuai pakem yang telah diatur dalam suatu sistem. Cakupan social yang dimaksud adalah

pekerjaan, komunikasi serta koordinasi yang dilakukan dalam organisasi tersebut untuk

mencapai tujuan bersama.

Faktor faktor Organisasi antara lain(menurut John Willey)

- Manusia

- Teknologi yang digunakan

- Tugas/ kerja

- Budaya organisasi

Manusia merupakan salah satu faktor penting dalam organisasi. Manusia itu sendiri

merupakan makhluk social. Dan dalam organisasi manusia bekerja tidak sendiri, maka

manusia melakukan komunikasi serta koordinasi dalam bekerja. Dengan demikian aspek

social tidak dapat dipisahkan dari organisasi. Dan dapat dikatakan juda bahwa Sistem social

itu juga merupakan organisasi dan sebaliknya.

RUANG LINGKUP ORGANISASI DAN METODE

A. Sifat dan maksud organisasi dan metode

Sebelum membahas apa saja yang termasuk dalam ruang lingkup organisasi

metode, kita akan membahas apa yang menjadi sifat dan maksud organisasi metode.

Karena ruang lingkup organisasi metode akan menyangkut efisiensi prosedur tata

cara kerja yang dipakai dalam melaksanakan fungsi fungsi menejemen. Sedangkan

pengertian organisasi dan metode, antara manajemen , organisasi, dan tata cara

kerja merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan, artinya kalau tata cara

kerjanya sudah efisien maka diharpkan kegiatan pelaksanaan fungsi fungsi

manajemen dalam organisasi akan berjalan lancar. Jadi dalam hal ini sifat dan

maksud organisasi metode adalah pelayanan terhadap manajer dan administrasi

yang berusaha memajukan tata cara kerja yang dipegunakan untuk pencapaian

efisiensi yang maksimal pada organisasi tersebut.

B. Pengertian efisien

Efisien adalah perbandingan terbalik atau rasionalitas antara hasil yang

diperoleh data output dengan kegiatan yang dilakukan serta sumber daya dan waktu yang akan digunakan.

Jika dirumuskan :

Efisien = output

input

Efisien harus diperhatikan benar benar karena merupakan syarat dan tujuan
pada pelaksanaan kerja, sehingga organisasi dan metode sebagai bantuan secara
teknis dan praktis dalam melaksanakan fungsi manajemen bisa memanfaatkan
sumber sumber yang tersedia secara maksimal.

Syarat pencapaian efisien dalam organisasi dan metode adalah :

1. Pencapaian target haruslah berhasil guna, maksudnya target sesuai dengan
waktu yang telah di tetapkan, tetapi mutu dari hasil kerja tersebut juga harus
diperhatikan.
2. Ekonomis artinya dalam pencapaian effective (berhasil guna) penggunaan
sumber daya (biaya, tenaga, material, peralatan, dan waktu) digunakan setepat
tepatnya.
3. Pelaksanaan kerja bisa dipertanggung jawabkan
4. Harus benar benar mencerminkan pembagian kerja yang nyata karena adanya
keterbatasan kemampuan perseorangan
5. Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab, artinya antara wewenang dan
tanggung jawab yang dibebankan harus seimbang.
6. Prosedur kerja yang praktis, dapat dikerjakan dan dapat dilaksanakan. Hal ini
untuk mencerminkan bahwa organisasi dan metode adalah kegiatan yang praktis
maka targetnya adalah efektif dan ekonomis, pelaksanaan kerja dapat
dipertanggung jawabkan, serta pelayanan yang memuaskan.

Cara peningkatan efisiensi kerja :

1. Pelaksanaan fungsi manajemen secara tepat
2. Pemanfaatan sumber daya ekonomi yang tepat
3. Pelaksanaan fungsi fungsi organisasi sebagai alat pencapai tujuan yang setepat
tepatnya.
4. Pengarahan dan dinamika organisasi dilakukan untuk pengembangan dan
kemajuan yang berkesinambungan.

C. Ruang lingkup organisasi dan metode
Dengan melihat maksud dan sifat organisasi dan metode merupakan
pelayanan bagi manajer dan addministrasi dalam melaksanakan fungsi manajemen
maka organisasi dan metode merupakan bantuan teknis dan praktis dalam
pelaksanaan teori teori organisasi dan manajemen dengan setepat tepatnya.
Maka dari sifat dan maksud organisasi dan metode dapat dipahami ruang
lingkupnya adalah hal hal yang menyangkut bidang bidang khusus dari organisasi
dan manajemen yang detail dan luas scope nya.

Kegiatan kegiatan yang termasuk kedalam scope organisasi dan metode adalah :

1. Analisis organisasi (organization analysis)
2. Komunikasi dalam organisasi (communication in the organization)
3. Tata cara kerja, prosedur kerja dan sistem kerja (work methods, procedure and
systems)
4. Pentingnya filing dari segi organisasi dan metode
5. Pentingnya jangka waktu penyimpanan data dan dokumen (record retention and
schedule)
6. Pentingnya formulir dari segi organisasi dan metode
7. Pendayagunaan mesin kantor (office machine)
8. Pendayagunaan perabotan dan peralatan kantor (office equipment)
9. Pentingnya tata ruang kantor dan perencanaan penyusunan ruang kerja (ofiice
layout and space planning)
10. Pentingnya penulisan laporan dalam organisasi dan metode
11. Pentingnya buku pedoman kerja
12. Pentingnya organisasi dan metode anggaran belanja
13. Analisis kepegawaian
14. Pentingnya penyederhanaan kerja
15. Organisasi unit dalam organisasi dan metode
16. Kesimpulan akhir (final conclusion)

Sesuai dengan perinsip perinsip dalam organisasi dan metode maka
pembahasan dalam bidang bidang tersebut akan dititik beratkan pada pembahasan
tentang sistem, prosedur dan tata cara kerjanya dalam kaitannya dengan asas
efisiensi. Oleh karena itu adanya sistem, prosedur dan tata cara kerja yang tepat
akan memungkinkan pelaksanaan fungsi fungsi manajemen yang dilakukan top
manajer juga tepat dan efisien dalam pemakaian sumber sumber daya (alam,
manusia) maupun penggunaan waktu yang tersedia.

source